Pilot innovatief

TNT onderzocht of slimmer werken in een innovatieve kantooromgeving leidt tot efficiëntere huisvesting en verbetering van de prestaties van haar medewerkers en afdelingen. Wij zijn gevraagd de verhuizing van 80 medewerkers van een traditionele kantooromgeving naar de nieuwe kantooromgeving te organiseren.

Het betrof een omkeerbare pilot, waarbij één verdieping van het hoofdkantoor volledig is verbouwd. Alle oude werkplekken bleven intact, totdat een besluit over het vervolg genomen werd.

Wij zijn gestart met het, in overleg met TNT, vaststellen en coderen van de zogeheten flexzones. Hierbij zijn afspraken gemaakt over wijze van archivering in de nieuwe omgeving.

Vervolgens hebben we het tekenwerk met betrekking tot de verhuisplattegronden verzorgd, zodat voor medewerkers en verhuisbedrijf de verhuisbewegingen helder in kaart werden gebracht.

Ook werden door ons van-naar lijsten opgesteld, waarin de verhuisbewegingen van volledige werkplekken voor zowel medewerkers als verhuisbedrijf en installateurs inzichtelijk waren.

Naast het aanbesteden van de verhuizing hebben we zorg gedragen voor projectcoördinatie van alle werkzaamheden die de verhuizing met zich meebracht, van zaken als schoonmaak van de innovatieve afdeling tot het verhuizen van archieven en de nazorg na de verhuisdag. Hierbij is steeds rekening gehouden met een minimale belasting voor de medewerkers, door verhuisdagen in de weekends te plannen en vanaf de eerste werkdag (maandag) volledig operabele werkstations op te leveren. Bovendien zijn onze medewerkers ook op deze eerste werkdag(en) aanwezig voor de coördinatie van de nazorg op de werkplek.

Aan de hand van de ervaringen met de nieuwe werkomgeving heeft Post NL inmiddels besloten het volledige hoofdkantoor om te vormen naar een innovatieve omgeving, waardoor de huisvestingssituatie efficiënter is ingericht. Voor de verhuisprocessen die dit met zich meebrengt heeft TNT weer onze hulp ingeschakeld.